Módulo ERP | TPV
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¿Qué hace?
El Módulo ERP | TPV está totalmente integrado con a3ERP y permite controlar la generación y edición de cualquiera de los documentos de venta de a3ERP, tales como presupuestos, pedidos, albaranes, facturas y facturas simplificadas (tickets), pudiendo dar de alta las líneas en los documentos de venta realizando una lectura del código de barras.
Además, permite consultar, editar, eliminar, enviar por email e imprimir los documentos generados, rectificar las facturas, consultar, editar y dar de alta fichas de artículos y controlar, tramitar y exportar a Excel las reparaciones, gestionar stock, realizar solicitudes de mercancía, inventarios, crear anticipos y editarlos, así como dar de alta gastos.
También podrás dar de alta clientes y proveedores con los datos básicos para facturar y editar los ya existentes. Además, cuenta con una funcionalidad de business intelligence que te permitirá saber las ventas del día y exportarlas a Excel.
Configurando previamente el addon, podrás definir la gestión de vales, tarjetas de fidelización, tarifas, impresión directa de tickets, configurar el cajón con el que prefieras trabajar, dar de alta talleres, trabajar con cuantas delegaciones necesites, hacer envíos de email con configuración SMTP de tus documentos, así como una personalización especifica de permisos para los usuarios que trabajarán con la aplicación.
Funcionalidades destacadas
Integración en tiempo real con a3ERP.
El Módulo ERP | TPV se conecta con el a3ERP en tiempo real, esto nos permite ver todo cambio que hagamos en una de las aplicaciones, reflejado en la otra, sin necesidad de hacer una sincronización previa.
Por ejemplo, al hacer una venta y generar una factura en el Addon TPV, inmediatamente se generará la factura o el documento de venta, ya sea presupuesto, pedido, albarán, o factura simplificada que realicemos en el a3ERP, así como la repercusión contable y los efectos en cartera. Es un addon muy práctico para agilizar el trabajo y llevar un control real de la facturación y todos los documentos de venta, los cobros, el stock, las reservas y reparaciones, las rectificativas, los vales e incluso los gastos.
Generación de todos los documentos del circuito de venta
En el Módulo ERP | TPV podrás generar, consultar e incluso editar e imprimir los presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, facturas simplificadas e incluso rectificar facturas y servir documentos, agilizando así el circuito de venta. Por ejemplo, de un albarán a una factura o de un pedido a una factura. Así mismo podremos rectificar la factura de venta generada en el Módulo ERP | TPV en la misma aplicación o directamente en el a3ERP.
Gestión multitienda
El entorno del Módulo ERP | TPV está diseñado para que pueda ser usado ya sea por una empresa con solo una tienda y con varias cajas, una empresa más grande con más de una tienda y cada una de ellas con más de una caja, es decir, se adapta, sin problema, a la necesidad de la empresa, permitiéndonos crear tantas delegaciones como tiendas tengamos y tantas cajas como necesitemos.
En la configuración previa podremos dar de alta las delegaciones y las cajas requeridas. En ese momento asignaremos a las cajas la delegación correspondiente todo esto nos permitirá tener la información más organizada y centralizada en el a3ERP.
Control de aperturas y cierres
En el Módulo ERP | TPV podremos abrir y cerrar la caja cuantas veces queramos al día, ya que en una tienda muchas veces se vuelve necesario que cada vez que cambia el empleado del terminal este debe de hacer un arqueo de caja para llevar un mejor control de esta.
El programa tiene una regla y es que solo nos permitirá trabajar cuando abramos la caja a través del botón apertura. En el formulario se indica la caja, la fecha y el remanente y solo podrá realizarlo el usuario con permiso para ello.
El botón del cierre nos permite acceder a un resumen de las ventas, los gastos, la cartera y el histórico.
Al cerrar se abrirá un formulario de cierre donde se indicará toda la información relativa a este. La fecha de apertura y cierre, la caja, el remanente inicial, el total de ventas, los pagos desglosados por documento de pago, el total de efectivo retirado, el saldo total y el saldo a retirar. También en este formulario se podrá desglosar el cambio de efectivo y nos calculará el total y si hay descuadres con la información totalizada.
Otras funcionalidades
Control de Stock
El Módulo ERP | TPV , al trabajar con todo lo que es el circuito de venta, nos admite la funcionalidad de generar anticipos a terceros, ya que hay ocasiones donde el cliente adelanta un porcentaje del pago con fecha anterior a una factura y este documento nos permite dejar a un cliente con saldo positivo y luego asignarlo a la factura correspondiente. Este elemento también podremos consultarlo, editarlo, eliminarlo e imprimirlo.
Al momento de generar el anticipo nos abrirá un formulario donde indicaremos el cliente, la fecha, el importe, la moneda, el tipo contable, el banco, el documento de pago y tiene la particularidad de que podremos relacionar el pedido que haya realizado el cliente y luego, cuando sirvamos el documento a facturar, podremos identificar que el cliente tiene un anticipo disponible.
Solicitudes de mercancía
El Módulo ERP | TPV contiene, dentro del apartado stock del menú principal, una funcionalidad que nos permite generar solicitudes para reservar artículos de otros almacenes distintos al de nuestra tienda, pudiendo, en una sola solicitud de mercancía, añadir todos los artículos que queramos y el motivo de esta solicitud. Además, una vez guardada la solicitud, si entramos al fichero podremos consultar la solicitud y ver su evolución, si ya fue solicitada, denegada, enviada y/o recibida.
Los cuatro submenús que tendremos en esta funcionalidad contienen un resumen de las solicitudes de mercancía enviadas, recibidas, devoluciones enviadas y devoluciones recibidas, teniendo en cada una de ellas la oportunidad de darlas de alta, editar las ya creadas, eliminarlas e imprimirlas.
Gestión de Reparaciones
El Módulo ERP | TPV tiene integrado una funcionalidad que nos permite gestionar reparaciones y consiste en un formulario donde podrás crear, editar, consultar, eliminar e imprimir las reparaciones.
Al momento de dar de alta las reparaciones que realiza la empresa a sus clientes, se nos abre una ventana de detalle del registro de reparaciones y, dentro de ella, podremos asignarle datos generales, datos del artículo, el diagnóstico de la reparación, añadir acciones de seguimiento y presupuestos de reparación. En la pestaña de datos generales podremos indicar los datos del cliente, el estado del registro, la hora de entrega y la situación de la reparación. Luego, en el apartado de datos del artículo, se ubicará toda la información relativa al artículo que se reparará, en envió o diagnostico se indicará el taller y el técnico que se encargará, así como el diagnóstico y las acciones que se llevarán a cabo. En la pestaña “seguimiento”, que está destinada a insertar los comentarios sobre los seguimientos que se realizan sobre la reparación y por último la pestaña de doc. Reparación donde indicaremos la información que tendrá el documento y luego podremos generar el presupuesto o facturar según sea el caso.
Control de vales y rectificativas
El Módulo ERP | TPV contempla dos figuras adicionales en el proceso de venta, una de ellas es la factura rectificativa, la cual podemos generar en el apartado de “consultar factura”, pulsando el botón rectificar. Este paso nos permite generar el abono de la factura y enviar dicha información al a3ERP.
Además, tenemos la figura del vale, la cual debe de estar activada previamente y, una vez hagamos una factura, si la empresa prefiere generar vales y no rectificativas, puede hacerlo sin problema. Una vez hecha la factura se puede generar un vale y luego, cuando el cliente vuelva a comprar, podrá vincularse el vale a esa nueva factura.
Control de usuarios y permisos
El Módulo ERP | TPV tiene un control bastante detallado a nivel de permisos. Podremos autorizar o no a cada usuario a realizar una u otras acciones, además de indicar en que delegaciones puede acceder y en que otras no, así como asignar los centros de coste vinculados con esos documentos que haga el usuario en el Módulo ERP | TPV y si están o no activos. Si llega el caso de querer ser más específicos con los permisos podemos ir a la pestaña “permisos” y proceder a seleccionar que apartado podrá ver y el nivel de autorización que tendrá, ya sea consultar, crear, editar o eliminar.
Es importante tener en cuenta que los usuarios se alimentan de la tabla de representantes de a3ERP, lo que nos permitirá consultar todos los listados del a3ERP que toman en cuenta a los representantes y tener estadísticas reales.
Impresión personalizada por documentos
En el Módulo ERP | TPV , cuando queremos imprimir uno de los documentos del circuito de venta, o imprimir alguno de los apartados de stock, reparaciones, inventarios, etiquetas, Business Intelligence, e incluso los resúmenes que tenemos dentro del cierre, podemos hacerlo a través del botón imprimir, que encontraremos en todos los formularios.
Previamente a la impresión, en la configuración del addon, podremos parametrizar una serie de formatos por defecto, que realizaremos a nuestra necesidad. Pudiendo confeccionar formatos de presupuesto, pedido, albarán, factura, factura rectificativa, factura simplificada, cierre, solicitudes de mercancía, inventario, regularizaciones, etiquetas, vales, facturas simplificadas, reparaciones y anticipos.
Además, podremos activar la opción de impresión automática de los documentos.
Creación de artículos y clientes
En el Módulo ERP | TPV existe la posibilidad de crear, en caso de que surja la necesidad, tanto clientes como artículos.
En cuanto a los clientes, podremos darlos de alta al momento de realizar cualquier documento de venta en el TPV, tanto desde presupuestos como desde facturas. Se abrirá una ficha del propio Módulo ERP | TPV donde se indicarán los datos necesarios para facturar y el resto de los datos necesarios en el a3ERP se rellenarán según los valores por defecto de la empresa.
Luego, al momento de crear las fichas de los artículos, también se abrirá un formulario del propio programa donde cumplimentaremos una serie de datos necesarios para que el articulo pueda ser usado de forma exitosa en el Módulo ERP | TPV y, el resto de los datos necesarios en el a3ERP, tendremos que confeccionarlos en el propio programa o se auto rellenarán según los datos generales de la empresa.
Gestión de gastos de tienda
El Módulo ERP | TPV incluye un apartado para gestionar los gastos de la tienda a través de un formulario, donde previamente podremos dar de alta los proveedores (sin embargo, la información que aportamos en esta aplicación es bastante reducida) o bien podemos usar los que ya tenemos dados de alta en el a3ERP.
Después de haber seleccionado el proveedor del gasto, pasamos a introducir los datos relativos a este. Es importante resaltar que solo aparecerán los artículos previamente marcados como gasto en el a3ERP. Una vez se proceda a realizar el pago de la nota de gasto esta será realizada en efectivo. El pago se pasará al a3ERP como una factura de compra y se tendrá en cuenta al realizar el cierre de caja, restando la cantidad del gasto.
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Especificaciones: Módulo ERP | TPV
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